Dagens todo liste – endnu mere effektiv end den traditionelle todo liste

todo listerLangt de fleste lønmodtagere har værsgo at være på arbejde 8 timer om dagen, uanset om de så er 1, 2 eller 8 timer om at løse dagens opgaver.

Temmeligt åndsvagt, da rigtigt mange så ender med at spilde en masse tid foran computeren, hvor de stener rundt og ikke skaber nogen som helst værdi (hvad enten spildtiden så bruges på at dagdrømme eller checke emails for 12. gang inden frokost)

Som jeg tidligere har været inde på, så burde vi blive målt og belønnet på hvordan vi performer (leverer værdi) og ikke på hvor meget tid vi tilbringer på arbejdet. På den måde vil vi nemlig undgå en masse spildtid og give os allesammen mere tid til andre ting, der betyder noget for os (familie, fritidsaktiviteter, etc.)

Der er også spildtid hvis man er selvstændig

Men en ting er hvad man kan drømme om som effektiv lønmodtager. Noget andet er hvis man, som mig selv, er selvstædnig og selv kan bestemme over sin tid.
Hvordan undgår man så at spilde en masse tid på at sidde foran computeren og stene rundt uden at skabe nogen som helst værdi?

For mig har det nemlig vist sig, at det ikke er sådan lige at slukke computeren og komme videre selvom jeg er færdig med dagens arbejde (ikke mindst fordi den stor del af min biks kan køre sig selv og jeg derfor ikke behøver mere end nogle timer hver dag).

Den traditionelle todo liste er ikke nok

I de sidste mange år har jeg godtnok brugt traditionelle todo lister til at have et overblik over hvad der skal laves, men det er efterhånden blevet mere og mere klart for mig, at det ikke er nok.

Når man, som jeg, har en samlet, overordnet todo liste for sin biks, så ender dagens opgaver nemlig nemt med at drukne mellem alle mulige andre opgaver. Det fører så til spildtid foran computeren, hvor jeg ikke rigtig ved hvad jeg skal gribe fat i og lave.

Det er derfor nødvendigt at komme videre og lave et bedre system, der gør mig mere effektiv, så jeg undgår at spilde en masse tid foran computeren.

Dagens todo liste

Min løsning er hver aften at lave en todo liste, der præcis angiver hvad jeg skal lave næste dag (en ”dagens todo liste”).

Planen er så, at jeg kun må lave det der står på dagens todo liste. Når jeg er færdig med opgaverne på dagens todo liste, så skal jeg slukke computeren, stoppe med at arbejde og komme ud i virkeligheden (eller blot læse en bog, etc.).

Medmindre det er noget der er totalt kritisk, så må jeg ikke skrive nye ting på dagens todo liste. Alle ideer og indfald som jeg kommer på skal skrives på den overordnede todo liste – og så evt. skrives på en den følgende dagens todo liste, når det bliver aften.

Prioritering af dagens todo liste

For der slet ikke skal være nogen tvivl om hvad jeg skal lave dagen efter, så beslutter jeg mig på forhånd, om aftenen, for i hvilken orden opgaverne på den følgende dags todo liste skal udføres.

Dvs. at jeg kigger todo listen igennem og beslutter hvad der skal laves først, hvad der skal laves bagefter, etc. (jeg prioriterer opgaverne ved at give dem numre: 1, 2, 3, etc.)

Når jeg prioriterer opgaverne, så prøver jeg at starte med de kedligste opgaver, så jeg kan få dem overstået. At prioriterer de kedligste opgaver først er med til at sikre, at jeg ikke spilder tid foran computer i et forsøg på at skubbe tingene foran mig.

Hvad der sker med manglende opgaver

Det sker sjældent at jeg ikke bliver færdig med dagens todo liste, men når det sker, så ryger de manglede opgaver videre til den følgende dags todo liste.
Om de videreførte opgaver så bevarer samme prioritet eller ej er noget jeg beslutter, når jeg planlægger den følgende dags todo liste om aftenen (her kan jeg selvfølgelig også beslutte mig for at droppe de manglede opgaverne, etc.).

Behovet for disciplin og motivation

Når jeg laver disse dagens todo lister, så sikrer jeg mig effektivt mod at spilde en masse tid på at sidde foran computeren uden at skabe værdi. Det er simpelthen umuligt, da der er helt faste opgaver der skal ordnes i en bestemt rækkefølge – og en computer der skal slukkes, når det er gjort.

Det kræver selvfølgelig lidt disciplin (eller skal vi sige motivation) at arbejde på den måde – men det kan man fx. hjælpe lidt på vej ved at finde noget spændende at have travlt med, når man ikke arbejder (p.t. masser af sport og bøger for mit vedkommende, godt blandet op med store tanker om hvad min mission her i livet egentlig er)

Er effektivitet relevant for lønmodtagere?

Hvis du er lønmodtager, så er det store spørgsmål selvfølgelig om du vil få nogen som helst gavn af at være effektiv.

Uanset hvor effektiv du er, så er der nemlig ikke ret stor sandsynlighed for at du slipper for arbejde 8 timer om dagen – men det er vel så bare endnu en grund til at sige op her og nu og blive selvstændig – eller i det mindste forsøge at finde arbejde i en virksomhed, hvor de har fattet at det handler om performance og ikke hvor meget tid man tilbringer på arbejdet.

2 Comments

  1. Hej Mads,

    Hvis du nu var selvstændig i en lidt større virksomhed (lad os sige at du var ejer af eller ansat i et konsulentbureau med 10 medarbejdere eller lignende). Hvordan ville du så undgå at folk i tide og utide kom ind på dit kontor med ting at tage stilling til, eller nyopdukkede problemer? Ville du lægge morgendagens todoliste ude foran din dør og pænt bede dem om at skrive sig op der for at tale med dig? Eller er det ikke bare fordi du er en af de meget få der har et job hvor den slags ikke sker?

    Selv har jeg også et temmeligt fleksibelt job og arbejder tit hjemmefra (selvom jeg er løn”slave”). Men syntes nu stadigvæk at emailsene nemt kan vælte ind med den ene såkaldte krise efter den anden. Det er især svært at ignorere den slags når de kommer fra chefen 🙂

    Hilsen,
    Thomas

    ps. I alle tilfælde glæder jeg mig til at finde ud af hvad der egentligt er din mission her i livet!

    • Hvis jeg arbejdede på et alm. kontor, så ville jeg prøve at fastsætte tidspunkter, hvor jeg var tilgengælig. Fx. to gange om dagen, om morgenen kl. 9 og om eftermiddag kl. 13. På den måde ville jeg være tilgengælig samtidigt med, at jeg ville få fred til at være effektiv og få lukket nogen opgaver.

      Det kræver selvfølgelig, at de andre medarbejdere er selvstændige nok til at arbejde uden at skulle holdes i hånden – og at de har beføjelser nok til at kunne tage beslutninger på egen hånd, uden konstant at skulle spørge om lov.

      Selvfølgelig kan der opstå kriser, men mon ikke de fleste kriser på et alm. kontor kan vente et par timer? Ikke mindst, hvis den enkelte medarbejder har beføjelser nok til at kunne tage beslutninger uden konstant at skulle spørge om lov (da vedkommende så kan lukke mange mindre kriser uden at skulle involvere chefen, etc.).

      Mht. emails, så prøver jeg selv at nøjes med at læse dem 2 gange om dagen (det går ikke altid så godt der, men jeg prøver). Kan du ikke gøre det samme, chefen dør vel ikke af at skulle vente nogle timer på svar?

      PS: Jeg glæder mig også til at finde ud af hvad min mission er 🙂

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

*