NÄr du sidder og arbejder, sÄ er du nÊsten helt sikker pÄ, at du vil blive forstyrret konstant og hele tiden. Igen og igen er der nogen der vil spÞrge om noget, hyggesnakke eller brokke sig over et eller andet. Og hvis der ikke kommer nogen forbi dit bord for at snakke, sÄ er der telefonen at bekymre sig om og den endelÞse strÞm af emails dagen igennem.
Alt i alt en masse forstyrrelser. SĂ„ mange, at det koster helt ufatteligt meget arbejdstid hver eneste dag.
Contents
Hvad en forstyrrelse egentlig koster dig
Ikke alene koster det arbejdstid at behandle forstyrrelserne (svare pÄ spÞrgsmÄl, tage telefonen, etc.). Det tager ogsÄ tid at vende tilbage til arbejdet og fortsÊtte fra der hvor man var kommet til, inden man blev forstyrret.
Forskellige undersĂžgelser har vist, at det efter en forstyrrelse kan tage helt op til 15 minutter at komme tilbage til arbejdet og fortsĂŠtte hvor man slap.
Jeg er lidt i tvivl om det virkelig kan vÊre rigtigt, at det kan tage sÄ lang tid at komme tilbage til arbejdet. Mon ikke det skal tages med et gran salt, alt efter hvad man laver og hvor indviklet det er.
Hvis man laver rutineprÊget arbejde man har prÞvet 100 gange fÞr, sÄ tager det nok vÊsentligt kortere tid at vende tilbage til arbejdet. I sÄ fald tager det mÄske blot et par minutter.
Laver man derimod noget indviklet, hvor man skal holde styr pÄ en masse ting i hovedet, sÄ kan det godt vÊre, at man skal bruge helt op til 15 minutter fÞr man er tilbage og kan fortsÊtte hvor man slap.
Det gĂŠlder om at minimere forstyrrelserne
Uanset hvor lang tid det tager at komme tilbage til arbejdet, sÄ kan vi vist godt blive enige om at forstyrrelser er noget skidt. At forstyrrelser er noget, som det gÊlder om at minimere sÄ meget som muligt.
SpÞrgsmÄlet er sÄ lige hvordan man gÞr det? Ikke mindst hvis man vil undgÄ at komme pÄ kant med sine kollegaer, chefen og alle mulige andre mennesker.
Forstyrrelser fra folk der kommer forbi dit bord
Ifht. folk der komme vÊltende forbi ens bord, sÄ kan man starte med at lukke dÞren og sÊtte en seddel op om man ikke vil forstyrres. PÄ sedlen bÞr man ogsÄ skrive hvorfor man ikke vil forstyrres. Fx. at det er fordi man prÞver at fÄ noget fra hÄnden.
I det hele taget er det vigtigt at forklare hvorfor man ikke vil forstyrres, sĂ„ folk omkring en kan forstĂ„ det og respektere det. At man ikke vil forstyrres fordi man arbejder igennnem er noget folk bĂžr kunne forstĂ„ og respektere â uanset om der er tale om kollegaerne, chefen eller alle mulige andre mennesker.
PĂ„ sedlen kan man ogsĂ„ skrive hvornĂ„r man er ledig og til at tale med igen. Fx. sĂ„dan her: âLad venligst vĂŠre med at forstyrre, da jeg arbejder igennem med projekt X. Du er velkommen til at komme forbi igen efter frokost, mellem kl. 12 og 13.â.
Hvad du kan gĂžre, hvis du ikke har nogen dĂžr
Hvis du ikke har en dĂžr du kan lukke, sĂ„ kan du prĂžve med at tage hĂžretelefoner pĂ„ â uanset om du sĂ„ hĂžrer noget i dem eller ej đ
Hvis hÞretelefonerne ikke er nok, sÄ kan du overveje et skilt el.lign., hvor der stÄr at folk skal lade vÊre med at forstyrre dig (ligesom den fÞrnÊvnte seddel pÄ dÞren).
Du kan ogsĂ„ overveje en cubeguard, hvis du har fornĂžjelse af at sidde i en ĂŠgte cubicle (findes den slags kontorer overhovedet i Danmark?) đ
Andre typer forstyrrelser
Alle forstyrrelser skyldes dog ikke folk, der kommer forbi dit bord (uanset mange af dem gÞr, hvilket vi bl.a. kan se af hvor meget mere effektive folk bliver, nÄr de begynder at arbejde hjemmefra).
Du kan ogsÄ blive forstyrret af fx. din telefon, email og forskellige programmer, der gerne vil gÞre opmÊrksom pÄ et eller andet midt i dit arbejde.
Forstyrrelser fra din telefon
Forstyrrelser fra telefonen kan du let og hurtigt klare ved at slukke for den. Din telefonsvarer kan sĂ„ tage mod besked â og de indtalte beskeder kan du sĂ„ aflytte, nĂ„r du er fĂŠrdig med det er du er igang med.
PÄ den mÄde sparer du ikke kun tid pÄ ikke at blive forstyrret. Du sparer formodentlig ogsÄ tid ved at batche dine telefonsamtaler, sÄ du klarer dem allesammen pÄ en gang (da ethvert skift af opgave tager tid).
Hvis folk omkring dig har svÊrt ved at acceptere telefonsvarere, sÄ kan du prÞve at indtale en besked, hvor du fortÊller at du er midt i at arbejde igennem og at du aflytter telefonsvaren nÄr du er fÊrdig (evt. med angivelse et tidspunkt, sÄ folk har en ide om hvornÄr du ca. vil ringe tilbage).
Forstyrrelser fra din email
Email er en tredie ting, der kan forstyrre dig i lÞbet af arbejdsdagen.Ikke mindst hvis du, ligesom sÄ mange andre, fÄr en lind strÞm af emails dagen igennem.
Heldigvis er det super let at slippe for at blive forstyrret af emails. Du skal simpelthen blot slukke for notifications hver gang du fÄr mail (bÄde lyd og ikon) og i stedet nÞjes med at checke mails nÄr du er fÊrdig med det du er i gang med.
Ligesom med dÞren og telefonen ovenfor, sÄ kan du overveje at lave et autosvar, hvor du forklarer at du arbejder igennnem og vil vende tilbage, nÄr du er fÊrdig (og endnu en gang med evt. angivelse af tidspunkt for hvornÄr du checker mails).
Hvis du har mod pÄ det, sÄ kan du evt. nÞjes med kun at checke mails et par gange om dagen, hvorved du sparer endnu mere tid. Men mere om det i en fremtidig post, hvor jeg vil fortÊlle om hvordan jeg somregel nÞjes med at checke mails 1-2 gange om dagen.
Andre forstyrrelser, som du let kan gĂžre noget ved
Et sidste klassisk forstyrrende element er Messenger, Skype o.lign. programmer. Igen, sÄ gÊlder det om blot at slukke for det, sÄ du ikke bliver forstyrret hver gang nogen vil i kontakt med dig.
Min egen Messenger er altid lukket og slukket. Jeg prÞver at ordne al min kommunikation via email, men hvis jeg endelig har brug for Messenger, sÄ Äbner jeg programmet og gÄr invisible med det samme, sÄ alle mine kontakter ikke kan se mig.
Derved kan jeg hurtigt fĂ„ klaret min snak, uden at blive forstyrret af alt muligt andet â og jeg kan uden problemer lukke Messenger igen bagefter, sĂ„ jeg kan komme videre med mit arbejde (hvilket er en kĂŠmpe fordel, da jeg arbejder udfra det princip, at jeg holder fri nĂ„r jeg er fĂŠrdig med dagens todo liste).
At jeg er invisbile mens jeg er pÄ Messenger sikrer ogsÄ, at jeg ikke fornÊrmer nogen nÄr jeg lukker programmet ned igen.
Vind en ekstra arbejdstime hver dag
Her til sidst, sÄ synes jeg lige vi skal prÞve at regne pÄ hvor meget tid du kan spare, hvis du minimerer antallet af forstyrrelser i lÞbet af din arbejdsdag.
Lad os sige, at du laver arbejde som ikke er helt uvant for dig og du derfor kun behĂžver 5 minutter efter en forstyrrelse til at vende tilbage til arbejdet og fortsĂŠtte hvor du slap.
Lad os samtidigt sige, at du bliver forstyrret 15 gange om dagen (dvs. ca. 2 gange i timen, hvilket bestemt ikke er unormalt, nÄr man regner besÞg ved bordet, telefonopkald, email, etc. sammen).
I sÄ fald vil du kunne spare 50 minutter om dagen ved at udrydde 10 af forstyrrelserne (10 x 5 minutter = 50 minutter).
50 minutter om dagen svarer til nÊsten en hel arbejdstime. Hvis du arbejder 8 timer om dagen, sÄ vil du med andre ord vinde lidt over 10% ekstra arbejdstid hver dag ved at udrydde 10 af de 15 daglige forstyrrelser!