Forstyrrelser! Hvorfor forstyrrelser får din effektivitet til at styrtdykke – og hvad du kan gøre ved det

Når du sidder og arbejder, så er du næsten helt sikker på, at du vil blive forstyrret konstant og hele tiden. Igen og igen er der nogen der vil spørge om noget, hyggesnakke eller brokke sig over et eller andet. Og hvis der ikke kommer nogen forbi dit bord for at snakke, så er der telefonen at bekymre sig om og den endeløse strøm af emails dagen igennem.

Alt i alt en masse forstyrrelser. Så mange, at det koster helt ufatteligt meget arbejdstid hver eneste dag.

Hvad en forstyrrelse egentlig koster dig

Ikke alene koster det arbejdstid at behandle forstyrrelserne (svare på spørgsmål, tage telefonen, etc.). Det tager også tid at vende tilbage til arbejdet og fortsætte fra der hvor man var kommet til, inden man blev forstyrret.

Forskellige undersøgelser har vist, at det efter en forstyrrelse kan tage helt op til 15 minutter at komme tilbage til arbejdet og fortsætte hvor man slap.

Jeg er lidt i tvivl om det virkelig kan være rigtigt, at det kan tage så lang tid at komme tilbage til arbejdet. Mon ikke det skal tages med et gran salt, alt efter hvad man laver og hvor indviklet det er.

Hvis man laver rutinepræget arbejde man har prøvet 100 gange før, så tager det nok væsentligt kortere tid at vende tilbage til arbejdet. I så fald tager det måske blot et par minutter.

Laver man derimod noget indviklet, hvor man skal holde styr på en masse ting i hovedet, så kan det godt være, at man skal bruge helt op til 15 minutter før man er tilbage og kan fortsætte hvor man slap.

Det gælder om at minimere forstyrrelserne

Uanset hvor lang tid det tager at komme tilbage til arbejdet, så kan vi vist godt blive enige om at forstyrrelser er noget skidt. At forstyrrelser er noget, som det gælder om at minimere så meget som muligt.

Spørgsmålet er så lige hvordan man gør det? Ikke mindst hvis man vil undgå at komme på kant med sine kollegaer, chefen og alle mulige andre mennesker.

Forstyrrelser fra folk der kommer forbi dit bord

Ifht. folk der komme væltende forbi ens bord, så kan man starte med at lukke døren og sætte en seddel op om man ikke vil forstyrres. På sedlen bør man også skrive hvorfor man ikke vil forstyrres. Fx. at det er fordi man prøver at få noget fra hånden.

I det hele taget er det vigtigt at forklare hvorfor man ikke vil forstyrres, så folk omkring en kan forstå det og respektere det. At man ikke vil forstyrres fordi man arbejder igennnem er noget folk bør kunne forstå og respektere – uanset om der er tale om kollegaerne, chefen eller alle mulige andre mennesker.

På sedlen kan man også skrive hvornår man er ledig og til at tale med igen. Fx. sådan her: ”Lad venligst være med at forstyrre, da jeg arbejder igennem med projekt X. Du er velkommen til at komme forbi igen efter frokost, mellem kl. 12 og 13.”.

Hvad du kan gøre, hvis du ikke har nogen dør

Hvis du ikke har en dør du kan lukke, så kan du prøve med at tage høretelefoner på – uanset om du så hører noget i dem eller ej 🙂

Hvis høretelefonerne ikke er nok, så kan du overveje et skilt el.lign., hvor der står at folk skal lade være med at forstyrre dig (ligesom den førnævnte seddel på døren).

Du kan også overveje en cubeguard, hvis du har fornøjelse af at sidde i en ægte cubicle (findes den slags kontorer overhovedet i Danmark?) 🙂

Andre typer forstyrrelser

Alle forstyrrelser skyldes dog ikke folk, der kommer forbi dit bord (uanset mange af dem gør, hvilket vi bl.a. kan se af hvor meget mere effektive folk bliver, når de begynder at arbejde hjemmefra).

Du kan også blive forstyrret af fx. din telefon, email og forskellige programmer, der gerne vil gøre opmærksom på et eller andet midt i dit arbejde.

Forstyrrelser fra din telefon

Forstyrrelser fra telefonen kan du let og hurtigt klare ved at slukke for den. Din telefonsvarer kan så tage mod besked – og de indtalte beskeder kan du så aflytte, når du er færdig med det er du er igang med.

På den måde sparer du ikke kun tid på ikke at blive forstyrret. Du sparer formodentlig også tid ved at batche dine telefonsamtaler, så du klarer dem allesammen på en gang (da ethvert skift af opgave tager tid).

Hvis folk omkring dig har svært ved at acceptere telefonsvarere, så kan du prøve at indtale en besked, hvor du fortæller at du er midt i at arbejde igennem og at du aflytter telefonsvaren når du er færdig (evt. med angivelse et tidspunkt, så folk har en ide om hvornår du ca. vil ringe tilbage).

Forstyrrelser fra din email

Email er en tredie ting, der kan forstyrre dig i løbet af arbejdsdagen.Ikke mindst hvis du, ligesom så mange andre, får en lind strøm af emails dagen igennem.

Heldigvis er det super let at slippe for at blive forstyrret af emails. Du skal simpelthen blot slukke for notifications hver gang du får mail (både lyd og ikon) og i stedet nøjes med at checke mails når du er færdig med det du er i gang med.

Ligesom med døren og telefonen ovenfor, så kan du overveje at lave et autosvar, hvor du forklarer at du arbejder igennnem og vil vende tilbage, når du er færdig (og endnu en gang med evt. angivelse af tidspunkt for hvornår du checker mails).

Hvis du har mod på det, så kan du evt. nøjes med kun at checke mails et par gange om dagen, hvorved du sparer endnu mere tid. Men mere om det i en fremtidig post, hvor jeg vil fortælle om hvordan jeg somregel nøjes med at checke mails 1-2 gange om dagen.

Andre forstyrrelser, som du let kan gøre noget ved

Et sidste klassisk forstyrrende element er Messenger, Skype o.lign. programmer. Igen, så gælder det om blot at slukke for det, så du ikke bliver forstyrret hver gang nogen vil i kontakt med dig.

Min egen Messenger er altid lukket og slukket. Jeg prøver at ordne al min kommunikation via email, men hvis jeg endelig har brug for Messenger, så åbner jeg programmet og går invisible med det samme, så alle mine kontakter ikke kan se mig.

Derved kan jeg hurtigt få klaret min snak, uden at blive forstyrret af alt muligt andet – og jeg kan uden problemer lukke Messenger igen bagefter, så jeg kan komme videre med mit arbejde (hvilket er en kæmpe fordel, da jeg arbejder udfra det princip, at jeg holder fri når jeg er færdig med dagens todo liste).

At jeg er invisbile mens jeg er på Messenger sikrer også, at jeg ikke fornærmer nogen når jeg lukker programmet ned igen.

Vind en ekstra arbejdstime hver dag

Her til sidst, så synes jeg lige vi skal prøve at regne på hvor meget tid du kan spare, hvis du minimerer antallet af forstyrrelser i løbet af din arbejdsdag.

Lad os sige, at du laver arbejde som ikke er helt uvant for dig og du derfor kun behøver 5 minutter efter en forstyrrelse til at vende tilbage til arbejdet og fortsætte hvor du slap.

Lad os samtidigt sige, at du bliver forstyrret 15 gange om dagen (dvs. ca. 2 gange i timen, hvilket bestemt ikke er unormalt, når man regner besøg ved bordet, telefonopkald, email, etc. sammen).

I så fald vil du kunne spare 50 minutter om dagen ved at udrydde 10 af forstyrrelserne (10 x 5 minutter = 50 minutter).
50 minutter om dagen svarer til næsten en hel arbejdstime. Hvis du arbejder 8 timer om dagen, så vil du med andre ord vinde lidt over 10% ekstra arbejdstid hver dag ved at udrydde 10 af de 15 daglige forstyrrelser!